所謂訂購系統(tǒng)，不只是單純的發(fā)出訂單信息的系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要由4個(gè)部分構(gòu)成。分為四個(gè)部分訂購系統(tǒng)一般指接訂單和下訂單兩個(gè)方面，接訂單有時(shí)也被為“EOS訂購”。
訂購(order)一詞在接訂單和下訂單兩方面是通用的；與此同時(shí)，訂購系統(tǒng)到底是指接訂單還是下訂單，讓人摸不著頭腦的時(shí)候更多。
誠孝物流對多家企業(yè)訂購管理系統(tǒng)展開調(diào)查后發(fā)現(xiàn)：有人把自動(dòng)傳真機(jī)或EDI稱為訂購系統(tǒng)，但是，也有人把需求預(yù)測系統(tǒng)稱為“訂購系統(tǒng)”。于是，這個(gè)問題更讓人糊涂了。
①訂購信息發(fā)生系統(tǒng)
在四個(gè)部分中，訂購信息發(fā)送系統(tǒng)是普及率最高的。訂購系統(tǒng)屬于電子化建設(shè)相對較晚的領(lǐng)域，現(xiàn)在仍有很多企業(yè)使用電話或傳真等傳統(tǒng)訂購方式。
客戶向哪家供貨商訂貨，訂購什么商品，訂購件數(shù)是多少等訂單信息的系統(tǒng)是EOS，它是以接單、下單業(yè)務(wù)的省力化和提高精準(zhǔn)度為目的推廣普及的。之后，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)EDI、EB-EDI（把照片等資料上傳到網(wǎng)上的操作，類似操作也能上傳EXCEL等數(shù)據(jù)資料)、XML-EDI和電子郵件EDI等先后登場，在此基礎(chǔ)上，簡單廉價(jià)的EDI系統(tǒng)構(gòu)建正式形成。
客戶通過WEB-EDI下單時(shí)，只需發(fā)送訂購數(shù)據(jù)即可。但是，隨著應(yīng)用方式升級，當(dāng)交易雙方通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)交換時(shí)，又出現(xiàn)一種在訂購方發(fā)出訂購數(shù)據(jù)后，在其企業(yè)內(nèi)部核對庫存信息后反饋交付期的操作機(jī)制。而且，而且，當(dāng)客戶訂購的商品從訂購方的物流中心出發(fā)時(shí)，有時(shí)還會(huì)發(fā)給客戶一份預(yù)先發(fā)貨清單。
②訂購支持系統(tǒng)
訂購支持系統(tǒng)只是銷售管理系統(tǒng)功能的一個(gè)組成部分。過去，該系統(tǒng)僅具備向商品控制設(shè)置訂購點(diǎn)通知訂購時(shí)間等初級功能。近年來才開始進(jìn)行需求預(yù)測分析，并逐步發(fā)展成一種具備自動(dòng)判斷企業(yè)應(yīng)該選擇什么樣的供應(yīng)商，訂購什么商品，訂購數(shù)量是多少，并自動(dòng)完成長銷商品等訂購任務(wù)的系統(tǒng)。面對當(dāng)前應(yīng)對多品種小批量市場需求的環(huán)境變化，隨著業(yè)務(wù)難度不斷提高，客觀上要求企業(yè)除了維持低成本運(yùn)營外，必須進(jìn)行正確的選擇和訂購。雖然銷售套裝系統(tǒng)的賣方企業(yè)很多，但企業(yè)選擇引進(jìn)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)從自身特性出發(fā)，邀請技術(shù)顧問等專家參與設(shè)計(jì)。如果什么也不做，就可能導(dǎo)致訂購時(shí)間（操作時(shí)間、判斷時(shí)間）延誤。另外，還有一點(diǎn)需要注意：企業(yè)引進(jìn)系統(tǒng)時(shí)，訂購處理量不能超過作業(yè)人員的負(fù)荷能力。
③自動(dòng)訂購系統(tǒng)
自動(dòng)訂購系統(tǒng)一般以與訂購支持系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)的形式引進(jìn)，此外，也有暢銷商品等訂貨量穩(wěn)定的商品發(fā)生庫存余量顯示不足時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)判斷并提示及時(shí)補(bǔ)充多少為目的引進(jìn)的案例。為實(shí)現(xiàn)省力化，與作業(yè)人員目視查驗(yàn)全部訂購品后確定訂購量相比，區(qū)分由系統(tǒng)自動(dòng)處理的商品和無法自動(dòng)處理的商品無疑是最合理的操作方式。
④需求預(yù)測系統(tǒng)
應(yīng)用移動(dòng)法和指數(shù)平滑法等具有代表性的算法進(jìn)行需求預(yù)測，雖然不能保證預(yù)測精確到達(dá)到100%，但是可以通過各種方法得出大致的近似值。
關(guān)鍵詞：ASN預(yù)先發(fā)貨信息清單。將交貨確認(rèn)單提前發(fā)給交易方。可以省去商品檢驗(yàn)作業(yè)并提高作業(yè)效率。
