縮減庫存從訂購開始。通過訂單業(yè)務(wù)的IT化建立恰量訂購的訂單支持系統(tǒng)。
停滯不前的訂單管理系統(tǒng)化
縮減庫存最基礎(chǔ)的設(shè)想是“一切按訂購進(jìn)行”。左右流通業(yè)利潤的關(guān)鍵是庫存最小化能否實(shí)現(xiàn)，這一點(diǎn)不言自明。但是，大多數(shù)企業(yè)的訂購管理并沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。訂購的常規(guī)流程一般是工作人員一面盯著電腦上的數(shù)字，一面根據(jù)歷史銷售業(yè)績的推移情況下單。長此以往，隨著近年來物品種類不斷增多，其信息處理大大超出訂購人員的承受能力。
以某企業(yè)為例，該企業(yè)負(fù)責(zé)訂購工作的有2人，由2人分擔(dān)處理8000多種經(jīng)營商品的工作。2人按商品范疇分開，每人負(fù)責(zé)4000種商品的訂購管理任務(wù)。按1天8小時(shí)工作制進(jìn)行簡單計(jì)算，平均每人每小時(shí)需要處理500種商品，1分鐘至少完成8種商品。在這種髙負(fù)荷狀態(tài)下，不要說正確預(yù)測，他們甚至連冷靜判斷的時(shí)間也沒有。
用報(bào)警裝置提升庫存余量，提示訂購時(shí)間
日本川正染工株式會(huì)社是一家集織染品和促銷品于一體的生產(chǎn)批發(fā)企業(yè)。該社的主營商品是刀旗和企業(yè)標(biāo)志，營銷模式是目錄銷售，是一家從行業(yè)領(lǐng)軍人發(fā)展起來的企業(yè)。
旗下?lián)碛胸S富的商品種類和庫存，并以承諾即日發(fā)貨的宗旨贏得顧客信賴，不久前，在向海外進(jìn)軍過程中開拓了在中國本地化生產(chǎn)的業(yè)務(wù)，因大批量入庫導(dǎo)致庫存激增。此外，受企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大和銷售額增加等因素影響，企業(yè)庫存量進(jìn)一步攀升。
精準(zhǔn)度的系統(tǒng)構(gòu)建要點(diǎn)
1、視聽化……以簡明直現(xiàn)為目的，采用圖表進(jìn)行形象化表達(dá)。
2、重點(diǎn)化……不可能由人工對所冇商品項(xiàng)目進(jìn)行判斷。應(yīng)有目的選擇重點(diǎn)，對需要判斷的對象專門分配時(shí)間。
3、變動(dòng)訂購點(diǎn)方式……采用不定期不定量的訂購方法?并增加訂購次數(shù)。
4、可視化……使庫存情況和銷售狀況處于常態(tài)化可視狀態(tài)。
5、明確責(zé)任……負(fù)責(zé)訂購的執(zhí)行者身兼余量庫存的責(zé)任。
6、庫存分析師……設(shè)置庫存分析師，由其負(fù)資對庫存轉(zhuǎn)移等進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚恚詼p少庫存損失。
7、提高速度……縮短總時(shí)間（訂購參考數(shù)據(jù)中的日期—交貨?補(bǔ)充為止的日期），減少預(yù)測率。
對此，由筆者擔(dān)任董事的咨詢公司向該公司提出“適量訂購”的建議。為實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，該企業(yè)組織專人設(shè)計(jì)開發(fā)，引進(jìn)提高訂購精準(zhǔn)度的訂單支持系統(tǒng)。
關(guān)于該系統(tǒng)的特征，首先，根據(jù)項(xiàng)目單位分析庫存狀況計(jì)算適當(dāng)?shù)膸齑媪俊Ｆ浯危鶕?jù)歷史出貨業(yè)績、訂購批次、標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間等對訂購時(shí)期發(fā)出警告。再次，要求提示過剩的庫存，對庫存量進(jìn)行改善。從訂購量確定到訂單制作形成聯(lián)動(dòng)，通過一連串流程的系統(tǒng)化管理使業(yè)務(wù)處理省時(shí)省力。
這樣做有四點(diǎn)好處：庫存周轉(zhuǎn)率平均提高1.6倍，缺貨問題大幅度減少，業(yè)務(wù)處理省時(shí)省力，現(xiàn)金流得到改善。
用現(xiàn)場主管的一句話來概括，就是：“可實(shí)時(shí)掌握商品流動(dòng)的歷史數(shù)據(jù)，另外，能對訂購預(yù)測所需的必要庫存指標(biāo)進(jìn)行確認(rèn)，有助于完成預(yù)期訂購，提髙了訂購精準(zhǔn)度。現(xiàn)在，物流中心能保證A線商品的適量庫存，在庫管理非常穩(wěn)定。另外，企業(yè)內(nèi)部的報(bào)告資料和訂購單制作更加快捷，處理業(yè)務(wù)也更加省時(shí)省力。“
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